Ile naprawdę zarabia grupa? Koszt obiektu, wynagrodzenia i wynik na zajęciach
Przychód klubu widać na koncie. Koszt konkretnej grupy — rzadko. Jak przypisać wynajem obiektu i wynagrodzenia do zajęć, żeby wiedzieć, która grupa zarabia, a która tylko wypełnia grafik.
Właściciel klubu zna zwykle dwie liczby: ile wpłynęło i ile wyszło. Nie zna trzeciej: która grupa to zarobiła. Czwórka dzieci w drogim obiekcie o 17:00 może kosztować więcej, niż przynosi, a klub dowiaduje się o tym w czerwcu, z bilansu. Da się to policzyć na poziomie pojedynczych zajęć, i to bez księgowego.
Koszt powstaje na zajęciach, nie w miesiącu
Faktura za wynajem basenu przychodzi raz w miesiącu, ale koszt powstaje na każdych zajęciach: tor przez 45 minut kosztuje określoną kwotę niezależnie od tego, ilu dzieci przyszło. To samo z wynagrodzeniem prowadzącego. Dlatego stawki trzeba przypisać do zajęć:
- Stawka za obiekt, za zajęcia albo za godzinę, dla obiektu (lub toru), z datą, od której obowiązuje.
- Stawka prowadzącego, za zajęcia albo za godzinę, dla osoby; opcjonalnie inna dla konkretnej grupy.
Data obowiązywania jest ważna: podwyżka od stycznia nie może zmienić kosztu zajęć z listopada.
Przychód też trzeba rozłożyć na zajęcia
Rata za semestr wpływa raz, a pokrywa kilkanaście zajęć. Żeby porównać przychód z kosztem, ratę dzieli się na zajęcia, które pokrywa — proporcjonalnie. Wtedy każde zajęcia mają swój przychód (suma udziałów rat wszystkich uczestników) i swój koszt (obiekt + prowadzący). Różnica to wynik na zajęciach; suma po grupie — wynik grupy.
Co pokazuje taki raport
- Wynik per grupa — które grupy przynoszą stratę, a które finansują resztę.
- Wynik per obiekt — czy drogi obiekt broni się obłożeniem.
- Koszt per prowadzący, bez marży na osobę: prowadzący nie odpowiada za obłożenie grupy, więc „zysk na trenerze” byłby liczbą mylącą.
- Puste terminy — zajęcia bez zapisów, za które klub i tak płaci obiektowi.
Grupa z małym obłożeniem — trzy pytania zamiast jednej decyzji
Zanim zamkniesz grupę na minusie, sprawdź: czy da się ją połączyć z sąsiednim terminem, czy lista rezerwowa innego terminu nie wskazuje, że problem jest w godzinie, a nie w poziomie, i czy stawka za obiekt w tym terminie jest do negocjacji.
Przykład: dwie grupy, ten sam tor
| Grupa A (wtorek 17:00) | Grupa B (wtorek 18:00) | |
|---|---|---|
| Uczestnicy | 8 | 4 |
| Rata miesięczna | 200 zł | 200 zł |
| Przychód na zajęcia (4 zajęcia w miesiącu) | 8 × 200 / 4 = 400 zł | 4 × 200 / 4 = 200 zł |
| Tor (45 min) | 150 zł | 150 zł |
| Prowadzący | 80 zł | 80 zł |
| Wynik na zajęciach | +170 zł | −30 zł |
| Wynik w semestrze (14 zajęć) | +2 380 zł | −420 zł |
Obie grupy wyglądają w grafiku tak samo. Bez rozliczenia per zajęcia grupa B jest przez cały semestr utrzymywana z wyniku grupy A. Dwoje dzieci więcej w grupie B albo tańszy termin zmienia znak wyniku, i to jest decyzja, którą da się podjąć w październiku, a nie w czerwcu.
Czego nie liczyć na poziomie grupy
Marży na prowadzącym. Trener nie decyduje, ilu uczestników zapisze biuro, więc „zysk na trenerze” to liczba, która prowadzi do niepotrzebnych sporów. Koszt prowadzącego owszem — jest częścią kosztu zajęć, ale wynik przypisuje się grupie i obiektowi, nie osobie.
Jak zacząć liczyć koszty w klubie
- 1
Spisz stawki obiektów
Z umów najmu: kwota za godzinę toru lub sali. Jeśli obiekt liczy inaczej (miesięczny ryczałt), podziel go przez liczbę zajęć w miesiącu.
- 2
Spisz stawki prowadzących
Za zajęcia lub za godzinę, z datą obowiązywania. To dane o wynagrodzeniach — dostęp do nich powinien mieć właściciel, nie całe biuro.
- 3
Oglądaj wynik co miesiąc
Nie po roku. Miesięczny raport per grupa wystarczy, żeby zauważyć grupę, która od trzech miesięcy przynosi stratę.