Jak to działa
Siedem etapów współpracy z rodzicem — od oferty po wypowiedzenie
Większość narzędzi kończy się na zapisie. Tu każdy etap ma swoje miejsce w systemie, a to, co system robi sam, jest opisane wprost — bez zgadywania, gdzie kończy się automatyzacja, a zaczyna praca biura.
Etap 1
Oferta
Strona klubu z grafikiem i cennikiem pod własną domeną klubu — albo widżet na dotychczasowej stronie.
- Rodzic
- Trafia na stronę klubu, przegląda grupy, grafik i cennik, a kreator poziomu podpowiada mu grupę odpowiednią do wieku i umiejętności dziecka.
- Zespół klubu
- Wybiera szablon, paletę i logo, wpisuje ofertę raz — grafik i wolne miejsca aktualizują się same na podstawie grup w panelu.
- System
- Serwuje stronę pod adresem klubu, pilnuje limitów miejsc na kartach grup i dostarcza skrypt osadzający zapisy na stronie, którą klub już ma.
Zapisy da się wkleić na istniejącą stronę jednym skryptem — bez przenoszenia całej witryny.
Strona klubu — wybór grupy w zapisie Etap 2
Zapis
Formularz w czterech krokach — na zajęcia, obóz albo wydarzenie — z limitem miejsc, listą rezerwową i zgodami.
- Rodzic
- Wypełnia formularz w czterech krokach, akceptuje klauzule i od razu wie, czy dostał miejsce, czy trafił na listę rezerwową.
- Zespół klubu
- Widzi nowy zapis z pełnymi danymi i statusem, może dopisać zapis z biura, gdy rodzic dzwoni, i sprawdzić, skąd przychodzą zgłoszenia.
- System
- Zakłada rodzicowi konto działające we wszystkich klubach na Minteo, wykrywa duplikaty dzieci, prowadzi kolejkę rezerwową i awansuje z niej przy zwolnionym miejscu.
Rodzic, który ma już konto z innego klubu, nie zakłada drugiego — dzieci ze wszystkich klubów są w jednym miejscu.
Panel klubu — zapisy i ich statusy Etap 3
Umowa
Umowa do potwierdzenia z telefonu kodem z wiadomości, PDF potwierdzenia, a uzgodniona kwota zostaje zamrożona.
- Rodzic
- Dostaje link, czyta warunki, potwierdza kodem z wiadomości i pobiera PDF. Bez drukowania i bez wizyty w biurze.
- Zespół klubu
- Wysyła umowę jednym kliknięciem, widzi, kto potwierdził, i może poprawić warunki przed wysyłką.
- System
- Zamraża uzgodnioną kwotę i liczbę rat z dnia potwierdzenia i pilnuje ich przy każdym późniejszym przeliczeniu.
Cena z dnia podpisania nie zmienia się, gdy klub zmieni cennik — bez wyjątków i bez cichych przeliczeń.
Akceptacja umowy kodem z wiadomości Etap 4
Zmiany w trakcie
Przeniesienia, rabaty, nieobecności i odwołane zajęcia — zajęcia do odrobienia albo zatwierdzona korekta kwoty.
- Rodzic
- Zgłasza nieobecność z portalu lub aplikacji, rezerwuje termin odrabiania i widzi, co zmieniło się w jego rozliczeniu i dlaczego.
- Zespół klubu
- Przenosi uczestnika do innej grupy, nadaje rabat na rodzeństwo, odwołuje zajęcia z decyzją: odrabiamy czy odliczamy.
- System
- Po odwołaniu zapisuje zajęcia do odrobienia, a odliczenie od kwoty wymaga zatwierdzenia. Saldo zmienia się wyłącznie decyzją człowieka.
Odwołane zajęcia nie zmieniają salda same z siebie — zawsze są zajęcia do odrobienia albo zatwierdzona korekta.
Panel klubu — odrabianie zajęć Etap 5
Rozliczenia
Raty z indywidualnym tytułem przelewu, import wyciągu z automatycznym dopasowaniem, przypomnienia, płatności online i faktury.
- Rodzic
- Widzi raty i terminy, kopiuje gotowy tytuł przelewu albo płaci online, a przed terminem dostaje przypomnienie e-mailem lub SMS-em.
- Zespół klubu
- Wgrywa wyciąg z banku i zatwierdza dopasowania. Wpłaty częściowe, nadpłaty i przelewy z błędnym tytułem mają czytelne wyjaśnienie.
- System
- Rozpoznaje wpłaty po indywidualnym tytule przelewu, a resztę dopasowuje po kwocie, dacie i nadawcy — z uzasadnieniem po polsku, bez zgadywania.
Każda rata ma własny tytuł przelewu — wyciąg z banku rozlicza się sam, a biuro tylko zatwierdza.
Panel klubu — import wyciągu i dopasowanie wpłat Etap 6
Przedłużenie
Nowy semestr, terminy wygenerowane z pominięciem świąt i przerw, zaproszenie do kontynuacji — zapis powstaje po akceptacji rodzica.
- Rodzic
- Dostaje zaproszenie na kolejny semestr i potwierdza jednym kliknięciem. Dane dziecka nie są wpisywane drugi raz.
- Zespół klubu
- Otwiera semestr, przypisuje grupy i wysyła zaproszenia. Nie przepisuje listy uczestników.
- System
- Generuje terminy zajęć z pominięciem świąt państwowych i przerw klubu, a nowy zapis powstaje dopiero po akceptacji rodzica.
Przerwa między semestrami nie generuje ani zajęć, ani rat — okres zajęć wynika z semestru, nie z ręcznych dat.
Panel klubu — zaproszenia na kolejny semestr Etap 7
Zakończenie
Wypowiedzenie z okresem i datą skuteczną, proporcjonalne rozliczenie semestru, kosz z retencją i eksport danych na żądanie.
- Rodzic
- Dostaje potwierdzenie wypowiedzenia z datą zakończenia i kwotą do rozliczenia. Może pobrać swoje dane albo poprosić o usunięcie konta.
- Zespół klubu
- Zatwierdza wypowiedzenie z podglądem rozliczenia — bez kalkulatora. Usunięte rekordy czekają w koszu, gdyby ktoś się rozmyślił.
- System
- Liczy datę skuteczną z okresu wypowiedzenia i rozlicza semestr proporcjonalnie. Usunięcie konta rodzica anonimizuje dane zamiast je kasować.
Wypowiedzenie ma okres, datę skuteczną i rozliczenie proporcjonalne — policzone przez system, nie w arkuszu.
Panel klubu — wypowiedzenie z rozliczeniem
Każdy etap ma swoje funkcje w katalogu
Sprawdź, które z nich są w Twoim planie, albo załóż konto i przejdź przez cykl na własnych danych.