Jak to działa
Siedem etapów współpracy z rodzicem — od oferty po wypowiedzenie
Zobacz krok po kroku, co robi rodzic, czym zajmuje się zespół i w czym pomaga Minteo: od wyboru zajęć po rozliczenie ostatniej raty.
Etap 1
Oferta
Strona klubu z grafikiem i cennikiem pod własną domeną klubu — albo widżet na dotychczasowej stronie.
- Rodzic
- Trafia na stronę klubu, przegląda grupy, grafik i cennik, a kreator poziomu podpowiada mu grupę odpowiednią do wieku i umiejętności dziecka.
- Zespół klubu
- Wybiera szablon, paletę i logo, wpisuje ofertę raz — grafik i wolne miejsca aktualizują się same na podstawie grup w panelu.
- System
- Serwuje stronę pod adresem klubu, pilnuje limitów miejsc na kartach grup i dostarcza skrypt osadzający zapisy na stronie, którą klub już ma.
Zapisy da się wkleić na istniejącą stronę jednym skryptem — bez przenoszenia całej witryny.
Strona klubu — wybór grupy w zapisie Etap 2
Zapis
Formularz w czterech krokach — na zajęcia, obóz albo wydarzenie — z limitem miejsc, listą rezerwową i zgodami.
- Rodzic
- Wypełnia formularz w czterech krokach, akceptuje klauzule i od razu wie, czy dostał miejsce, czy trafił na listę rezerwową.
- Zespół klubu
- Widzi nowy zapis z pełnymi danymi i statusem, może dopisać zapis z biura, gdy rodzic dzwoni, i sprawdzić, skąd przychodzą zgłoszenia.
- System
- Zakłada rodzicowi konto działające we wszystkich klubach na Minteo, wykrywa duplikaty dzieci, prowadzi kolejkę rezerwową i awansuje z niej przy zwolnionym miejscu.
Rodzic, który ma już konto z innego klubu, nie zakłada drugiego — dzieci ze wszystkich klubów są w jednym miejscu.
Panel klubu — zapisy i ich statusy Etap 3
Umowa
Umowa do potwierdzenia z telefonu kodem z wiadomości, PDF potwierdzenia i zapisana cena do późniejszych rozliczeń.
- Rodzic
- Dostaje link, czyta warunki, potwierdza kodem z wiadomości i pobiera PDF. Bez drukowania i bez wizyty w biurze.
- Zespół klubu
- Wysyła umowę jednym kliknięciem, widzi, kto potwierdził, i może poprawić warunki przed wysyłką.
- System
- Zapisuje warunki z dnia potwierdzenia. Przy zmianach klub wybiera przeliczenie według ceny z umowy albo nowych warunków oraz sposób uwzględnienia opłaconych rat.
Zmiana cennika nie zastępuje automatycznie ceny z umowy. Przeliczenie istniejącego zapisu wymaga decyzji klubu, zgodnie z jego regulaminem.
Akceptacja umowy kodem z wiadomości Etap 4
Zmiany w trakcie
Przeniesienia, rabaty, nieobecności i odwołane zajęcia — zajęcia do odrobienia albo zatwierdzona korekta kwoty.
- Rodzic
- Zgłasza nieobecność z portalu lub aplikacji, rezerwuje termin odrabiania i widzi, co zmieniło się w jego rozliczeniu i dlaczego.
- Zespół klubu
- Przenosi uczestnika do innej grupy, nadaje rabat na rodzeństwo, odwołuje zajęcia z decyzją: odrabiamy czy odliczamy.
- System
- Zapisuje wybrany sposób rozliczenia odwołanych zajęć. Przy odliczeniu pokazuje kwoty do sprawdzenia i czeka na zatwierdzenie przez uprawnioną osobę.
Klub wybiera odrabianie lub odliczenie zgodnie ze swoimi zasadami. Przed zatwierdzeniem odliczenia widzi, kogo dotyczy zmiana i o jaką kwotę chodzi.
Panel klubu — odrabianie zajęć Etap 5
Rozliczenia
Raty z indywidualnym tytułem przelewu, import wyciągu z propozycjami dopasowania, przypomnienia, płatności online i faktury.
- Rodzic
- Widzi raty i terminy, kopiuje gotowy tytuł przelewu albo płaci online, a przed terminem dostaje przypomnienie e-mailem lub SMS-em.
- Zespół klubu
- Wgrywa wyciąg, sprawdza dopasowania i rozlicza również wpłaty częściowe oraz przelewy za kilka miesięcy. Po opłaceniu raty wystawia fakturę lub paragon przez Fakturownię — ręcznie albo automatycznie.
- System
- Proponuje dopasowanie wpłat na podstawie tytułu, kwoty, daty i nadawcy. Biuro widzi uzasadnienie i może sprawdzić propozycję przed rozliczeniem.
Jeden przelew może pokryć kilka rat wskazanych w tytule. Biuro widzi, ile już rozliczono i jaka kwota pozostała.
Panel klubu — import wyciągu i dopasowanie wpłat Etap 6
Przedłużenie
Nowy semestr, terminy wygenerowane z pominięciem świąt i przerw, zaproszenie do kontynuacji — zapis powstaje po akceptacji rodzica.
- Rodzic
- Dostaje zaproszenie na kolejny semestr i potwierdza jednym kliknięciem. Dane dziecka nie są wpisywane drugi raz.
- Zespół klubu
- Przygotowuje semestr, kopiuje grupy z wybranymi terminami i może zapisać je jako robocze. Aktywuje gotowe grupy i wysyła zaproszenia do zapisu.
- System
- Generuje terminy zajęć z pominięciem świąt państwowych i przerw klubu, a nowy zapis powstaje dopiero po akceptacji rodzica.
Przerwa między semestrami nie generuje ani zajęć, ani rat — okres zajęć wynika z semestru, nie z ręcznych dat.
Panel klubu — zaproszenia na kolejny semestr Etap 7
Zakończenie
Wypowiedzenie z okresem i datą skuteczną, proporcjonalne rozliczenie semestru, możliwość przywrócenia elementów z kosza i eksport danych na żądanie.
- Rodzic
- Dostaje potwierdzenie wypowiedzenia z datą zakończenia i kwotą do rozliczenia. Może pobrać swoje dane albo poprosić o usunięcie konta.
- Zespół klubu
- Zatwierdza wypowiedzenie z podglądem rozliczenia — bez kalkulatora. Elementy przeniesione do kosza można przywrócić przed upływem okresu ich przechowywania.
- System
- Liczy datę skuteczną z okresu wypowiedzenia i rozlicza semestr proporcjonalnie. Wniosek o usunięcie danych trafia do organizacji, która określa zakres realizacji i dane wymagające dalszego przechowywania.
Wypowiedzenie ma okres, datę skuteczną i rozliczenie proporcjonalne — policzone przez system, nie w arkuszu.
Panel klubu — wypowiedzenie z rozliczeniem
Każdy etap ma swoje funkcje w katalogu
Sprawdź, które z nich są w Twoim planie, albo załóż konto i przejdź przez cykl na własnych danych.