Nabór na nowy semestr: jak przygotować klub, żeby zapisy zamknęły się przed pierwszymi zajęciami
Nabór to nie tydzień przed startem. To sześć tygodni pracy, z których większość da się wykonać raz i powtarzać co semestr. Kalendarz, kolejność i to, co system powinien robić sam.
Ostatni tydzień sierpnia. Telefon dzwoni bez przerwy, biuro nie wie, ile miejsc zostało, grafik zmienia się trzy razy dziennie, a właściciel dopisuje grupy na kartce. Tak wygląda nabór, gdy zaczyna się za późno. Nie brakuje w nim pracowitości, brakuje kolejności. Ten kalendarz ustala ją raz, na wszystkie kolejne semestry.
Sześć tygodni przed startem: grafik i cennik
Zanim ktokolwiek zobaczy formularz, klub musi wiedzieć, co sprzedaje: które grupy, w jakich terminach, w jakich obiektach, po ile. Semestr z datami od–do, święta i przerwy w kalendarzu, grupy przypisane do semestru. Z tego wynika liczba zajęć i cena. Jeśli cena jest liczona z liczby zajęć, każda późniejsza zmiana kalendarza ją zmieni, dlatego kalendarz zamyka się pierwszy.
Pięć tygodni: kontynuacje przed nowymi
Rodzice obecnych uczestników mają pierwszeństwo — to najtańszy zapis, jaki klub może zdobyć. Zaproszenie do kontynuacji z gotową propozycją grupy (ten sam poziom albo poziom wyżej) i terminem odpowiedzi. Kto potwierdzi, ma miejsce; kto nie odpowie do terminu, zwalnia je dla nowych. Bez tego kroku klub otwiera nabór, nie wiedząc, ile miejsc naprawdę ma.
Zaproszenie, nie automatyczne przepisanie
Automatyczne przeniesienie wszystkich uczestników do nowego semestru wygląda na oszczędność czasu, ale kończy się ratami wystawionymi dzieciom, które odeszły. Zapis powstaje dopiero po potwierdzeniu rodzica — jednym kliknięciem, bez ponownego wpisywania danych.
Cztery tygodnie do startu: nabór otwarty
- 1
Strona i formularz gotowe tego samego dnia
Grupy z wolnymi miejscami widoczne na stronie z limitem i licznikiem. Formularz zapisu prowadzi do konkretnej grupy, nie do skrzynki „skontaktujemy się”.
- 2
Jedna wiadomość do bazy z poprzednich lat
Rodzice, którzy odeszli rok temu, to druga najtańsza grupa. Krótka wiadomość: nowy semestr, nowe grupy, link do zapisów. E-mail wystarczy; SMS dla tych, którzy nie otwierają poczty.
- 3
Codzienny rzut oka na obłożenie
Które grupy są pełne, które mają listę rezerwową, które są puste. Pusta grupa trzy tygodnie przed startem to sygnał, żeby zmienić termin albo ją połączyć, nie żeby czekać.
Dwa tygodnie: umowy i pierwsze raty
Każdy potwierdzony zapis ma umowę do akceptacji i harmonogram rat. Pierwsza rata z terminem przed pierwszymi zajęciami — inaczej wrzesień zaczyna się od windykacji. Przypomnienia o racie wysyłają się same, z identyfikatorem do tytułu przelewu.
Tydzień: grafik dla prowadzących i listy obecności
Prowadzący widzą swoje grupy i uczestników, w panelu albo w aplikacji. Listy obecności istnieją, zanim ktokolwiek wejdzie na basen. Rodzice dostają przypomnienie o pierwszych zajęciach: kiedy, gdzie, co zabrać.
Co zostaje na ostatni tydzień
Wyjątki. Dziecko na granicy wieku, rodzeństwo w dwóch grupach o tej samej porze, rodzic, który chce zmienić termin. Jeśli reszta zrobiła się sama, biuro ma na wyjątki czas, i to jest cała różnica między naborem, który się „przeżywa”, a naborem, który się prowadzi.
Lista kontrolna naboru
- Semestr, święta i przerwy w kalendarzu — zamknięte przed cennikiem
- Zaproszenia do kontynuacji wysłane z terminem odpowiedzi
- Grupy z limitami i wolnymi miejscami widoczne na stronie
- Wiadomość do rodziców z poprzednich lat wysłana
- Pierwsza rata z terminem przed startem zajęć
- Prowadzący mają dostęp do swoich grup przed pierwszymi zajęciami